وقت طلاست؛ معدنچی باشیم یا سرمایه‌گذار؟

15 روش برای افزایش بهره‌وری در محیط کار

همیشه شنیده‌ایم که گفته‌اند «وقت طلاست». با شنیدن کلمه «طلا»، اولین راهکاری که به ذهن می‌رسد، کشف طلای بیشتر است؛ پس چاره‌ای نیست که بیشتر و بیشتر کار کنیم و طلای بیشتری را استخراج کنیم. اما افراد باهوش روی طلای موجود سرمایه‌گذاری می‌کنند و آن را هر چه بیشتر، ارزشمند می‌کنند.

همه ما در طول یک روز، ساعت‌های محدودی داریم؛ پس استفاده بیشتر از زمانی که در اختیار داریم، بسیار حائز‌اهمیت است و دو راه برای افزایش بهره‌وری یا استفاده بهتر از این زمان وجود دارد:

الف) ساعات بیشتری را برای کارکردن صرف کنیم. (کشف طلا)

ب) هوشمندانه‌تر عمل کنیم. (سرمایه‌گذاری روی طلا)

من درباره شما نمی‌دانم، اما خودم راهکار دوم را ترجیح می‌دهم؛ چون من سرمایه‌گذاری را بیشتر دوست دارم. کارآمدتر‌بودن در محل کار، مثل شکافتن هسته اتم پیچیده نیست و فقط مستلزم این است که درباره نحوه مدیریت زمان خود، آگاهانه‌تر عمل کنید.

در ادامه با 15 استراتژی ساده، اما موثر برای افزایش بهره‌وری در محل کار آشنا خواهید شد تا به جای اینکه نیاز باشد بیشتر کار کنید، از زمان موجود بیشتر بهره ببرید.

15 استراتژی ساده برای افزایش بهره‌وری

• مدت زمانی را که صرف کارهای خود می‌کنید، ردیابی و محدود کنید.

ممکن است فکر کنید می‌توانید مدت زمانی را که برای انجام فعالیت‌های گوناگون صرف می‌کنید، به دقت تخمین بزنید؛ با این حال، برخی تحقیقات نشان می‌دهد که تنها حدود 17‌درصد از مردم توانایی ارزیابی دقیق زمان فعالیت‌های خود را دارند. نرم‌افزارهای موبایلی یا ویندوزی (مثل Rescue Time) که مدت زمان فعالیت‌های شما را در موضوعات مختلف ثبت می‌کند، می‌تواند به شما کمک کند بفهمید که دقیقا چقدر از زمان خود را برای کارهای روزانه از جمله رسانه‌های اجتماعی، ایمیل‌ها و نرم‌افزارها صرف می‌کنید. وقتی این زمان‌های ثبت‌شده را بررسی می‌کنید، به احتمال زیاد شگفت‌زده خواهید شد که چطور حجم زیادی از زمان شما، صرف کارهای بیهوده شده است.

• استراحت‌های کوتاه و منظم داشته باشید.

در‌نظرگرفتن استراحت‌های کوتاه و منظم، می‌تواند به بهبود تمرکز کمک کند. استراحت‌های کوتاه در حین انجام کارهای طولانی به شما کمک می‌کند تا یک سطح ثابت از عملکرد را حفظ کنید؛ د‌رحالی‌که کار بدون استراحت، منجر به کاهش مداوم عملکرد می‌شود.

• برای خود ضرب‌العجل تعیین کنید.

علی‌رغم آنکه معمولا به استرس به‌عنوان یک موضوع منفی نگاه می‌کنیم، اما سطح قابل‌کنترلی از استرسی که به خود وارد می‌کنیم، می‌تواند موجب افزایش تمرکز شود و ما را در رسیدن به اهدافمان یاری کند. برای انجام کارها یا پروژه‌هایی که ضرب‌العجل ندارند، سعی کنید خودتان مهلتی مشخص را تعیین کنید و به آن پایبند باشید. تعجب خواهید کرد از اینکه چقدر می‌توانید متمرکزتر و کارآمدتر باشید.

• از «قانون دو دقیقه» پیروی کنید.

«استیو اولنسکی»، یکی از کارآفرینان برتر، توصیه می‌کند تا از «قانون دو دقیقه» استفاده کنید.  ایده این است: «اگر کار یا عملی وجود دارد که می‌دانید در دو دقیقه یا کمتر ممکن است انجام شود، فورا آن را انجام دهید». طبق گفته اولنسکی، انجام سریع کار در همان لحظه، زمان کمتری را می‌طلبد تا اینکه بعدا به آن برگردید. اجرای این امر او را به یکی از تاثیرگذارترین استراتژیست‌های محتوای آنلاین تبدیل کرده است.

• به جلسات «نه» بگویید.

جلسات یکی از بزرگ‌ترین ربایندگان زمان هستند؛ با‌این‌حال ما همچنان بی‌چون‌و‌چرا آن‌ها را رزرو می‌کنیم، در آن‌ها حضور می‌یابیم و در پایان هم از اینکه وقتمان به هدر رفت، شکایت می‌کنیم! به طور متوسط بیش از 31 ساعت از وقت کارکنان در هر ماه، صرف جلسات بی‌بازده می‌شود. قبل از رزرو جلسه بعدی، از خود بپرسید که آیا می‌توانید از طریق ایمیل، تلفن یا وبینار به همان اهداف یا وظایف خود دست یابید و اگر پاسخ مثبت است، وقت خود را برای جلسه حضور هدر ندهید.

• جلسات را به طور مستمر برگزار کنید.

اگر طبق توصیه قبلی، به این نتیجه رسیدید که برگزاری یک جلسه کاملا ضروری است، آن را به طور مستمر برگزار کنید؛ زیرا شواهدی وجود دارد که نشان می‌دهد جلسات مستمر می‌تواند به پویایی گروهی، کاهش سلطه‌طلبی و بهبود عملکرد تیم، کمک شایانی بکند. برای مواقعی که برگزاری جلسات غیرقابل‌اجتناب است، روش‌های غیرمعمول را برای ترغیب خلاقیت در جلسات بررسی کنید و اجازه ندهید فقط یک نفر گوینده باشد و سایر حاضرین جلسه، تنها بشنوند و تایید کنند. سعی کنید مشارکت همه را جلب کرده و فرصت صحبت را برای همه ایجاد کنید.

• چند‌وظیفه‌ای‌بودن را ترک کنید.

علی‌رغم اینکه ما تمایل داریم به چند‌وظیفه‌ای‌بودن به‌عنوان یک مهارت مهم برای افزایش بهره‌وری فکر کنیم، در حقیقت برعکس این امر صادق است. روان‌شناسان دریافته‌اند که تلاش برای انجام چندین کار به طور همزمان، می‌تواند منجر به از‌دست‌رفتن زمان و کاهش بهره‌وری شود. عادت کنید قبل از اینکه درگیر کار یا پروژه بعدی شوید، وقت و تمرکز خود را به انجام تنها یک کار اختصاص دهید تا به پایان برسد.

• از زمان رفت‌و‌آمد خود استفاده کنید.

«میراندا مارکز» می‌گوید: «از هر زمان غیرمنتظره‌ای که ممکن است به دست بیاورید، استفاده کنید.» به جای چک‌کردن اینستاگرام یا بازی‌کردن با موبایل، از آن زمان هدیه برای چک‌کردن برخی از ایمیل‌های کاری، تنظیم لیست کارهای روزانه یا طوفان فکری پیرامون مسائل کسب‌وکار، استفاده کنید.

•  از بی‌نقص‌گرایی پرهیز کنید.

برخی از کارآفرینان، به دلیل توقع انجام یک کار کامل و بی‌نقص، انجام آن را به تعویق می‌اندازند. واقعیت این است که هیچ چیز کامل نیست؛ پس به‌جای هدر‌دادن وقت در پی این انتظار نابجا، وظیفه خود را به بهترین شکل ممکن انجام دهید و پیش بروید. بهتر است کار را تمام کنید و آن را از صفحه خود خارج کنید. در صورت نیاز، همیشه می‌توانید برگردید و بعدا آن را تنظیم کنید یا بهبود ببخشید.

• زمان‌هایی را برای ورزش در نظر بگیرید.

طبق یک مطالعه منتشر‌شده در «مجله پزشکی حرفه‌ای و محیطی»، انجام فعالیت‌های ورزشی به بهبود بهره‌وری کمک می‌کند. در صورت امکان، در طول هفته زمانی را برای پیاده‌روی یا رفتن به باشگاه در اوقات مشخص در نظر بگیرید. افزایش جریان خون در حین فعالیت ورزشی، به افزایش تمرکز و سازمان‌دهی افکار، کمک می‌کند.

•  فعال باشید نه واکنشی.

اگر در هر لحظه از روز به تماس‌های تلفنی و ایمیل‌های دریافتی پاسخ دهید، ممکن است تمام روز شما صرف این کار شود. دوست و شریک تجاری من، «پیتر دیزی»، می‌گوید: «زمانی را برای پاسخ‌گویی به ایمیل‌ها اختصاص دهید، اما اجازه ندهید که آن‌ها تعیین کنند روز شما به چه شکلی خواهد بود. در آغاز هر روز، یک برنامه داشته باشید و سپس تمام تلاش خود را بکنید تا به آن بچسبید.»

• اعلان‌ها را خاموش کنید

از هیچ‌کس انتظار نمی‌رود که در مقابل اعلان ایمیل، پیام اینستاگرام، پیامک، پیام صوتی یا هر نوع اطلاع‌رسانی دیگری، مقاومت کند! بالاخره همه ما انسان هستیم و کنجکاو دانستن! بنابراین در طول ساعات کاری، اعلان‌های خود را خاموش کنید و در عوض برای بررسی ایمیل و پیام‌های خود، زمان مشخصی را در نظر بگیرید. در واقع این کار، بخشی از فعال‌بودن و در‌دست‌داشتن کنترل، به جای واکنشی‌عمل‌کردن است که در توصیه قبل اشاره شد.

• در فواصل نود‌ دقیقه‌ای کار کنید.

محققان دانشگاه ایالتی فلوریدا، با بررسی افراد نخبه مثل ورزشکاران، شطرنج‌بازها و نوازندگان، دریافته‌اند که این افراد در بازه‌های بیش‌از نود دقیقه کار نمی‌کنند؛ با این وجود، نسبت به کسانی که بیش‌از نود دقیقه کار می‌کنند، بهره‌وری بیشتری دارند. آن‌ها همچنین دریافتند که افراد با عملکرد بالاتر بیش از 5/4 ساعت در روز تمایل به کار ندارند!

• در محیط کار خود، چیزهایی زیبایی برای نگاه‌کردن قرار دهید.

برخی تحقیقات نشان می‌دهد که قرار‌دادن عناصر زیبایی‌شناختی مانند گل و گیاهان در دفتر کار، می‌تواند بهره‌وری را تا 15‌درصد افزایش دهد؛ بنابراین فضای اتاق خود را با تصاویر، شمع‌ها، گل‌ها یا هر چیز دیگری که لبخندی بر چهره شما ایجاد می‌کند، زیبا کنید.

• مزاحمت‌ها را تا‌حد‌امکان به حداقل برسانید.

ممکن است گپ‌زدن با همکاران لذت‌بخش باشد، اما وقفه‌های کوتاه در کار، باعث ایجاد تغییر در الگوی کاری و افت بهره‌وری می‌شود. به‌حداقل‌رساندن وقفه یا مزاحمت‌ها، می‌تواند شامل تنظیم برنامه کار و استراحت برای ساعات اداری، بسته‌نگه‌داشتن در دفتر کار شخصی یا انجام پروژه‌های حساس در منزل و در آرامش باشد.

جمع‌بندی

اگر احساس می‌کنید که لازم است بهره‌وری خود را در محل کار افزایش دهید، در برابر وسوسه کار در ساعات طولانی‌تر یا تمام روزهای تقویم مقاومت کنید. در عوض، گامی به عقب بردارید و به روش‌هایی فکر کنید که بتوانید با استفاده از آن‌ها، هوشمندانه‌تر کار کنید، نه سخت‌تر. به هر حال وقت طلاست، اما افرادی موفق‌تر هستند که بلد باشند چگونه از طلا بهترین استفاده را بکنند.

مقاله منتخب وب‌سایت Inc

جان رمپتون / فاطمه محمدحسین‌پور / دکترای روان‌شناسی