تئوری محدودیت
یک زنجیر از تعداد زیادی حلقه مستقل تشکیل شده است. آیا میدانید یک زنجیر از کجا پاره میشود؟ کاملا درست است! یک زنجیر از محل ضعیف ترین حلقه می شکند و دو نیم میگردد. فرض کنید در یک جاده باریک کوهستانی که سبقت ممنوع است ،صدها اتومبیل از مدلهای مختلف پشت سر هم درحال حرکت اند. بهنظر شما سرعت متوسط این صف طولانی را کدام اتومبیل تعیین میکند؟ جواب باز هم درست است! ضعیف ترین و آهسته ترین اتومبیل سرعت متوسط جابجایی صف ماشینها را تعیین میکند. درواقع همیشه این گلوگاه ها هستند که در فرآیندها بهعنوان نقطهضعف اصلی بهرهوری و کارایی کل فرآیند را به قدو قواره خود تقلیل میدهند.
مهم نیست کسبوکار شما چیست، اما مطمئنا در طول ساعات کاری ، اوقاتی نیز وجود دارد که کارتان سبک شده و میتوانید استراحت کنید. مدیران موفق پیشنهاد میکنند که در این لحظات بلافاصله بهدنبال شناسایی و حذف حلقه های ضعیف زنجیر و گره هاو تنگناهای فرآیندهای کسبوکار خود باشید.
اما به راستی نقاط ضعف و گلوگاه های یک سازمان یا شرکت را چگونه میتوان شناسایی کرد؟
یکی از روشهای شناسایی گلوگاه ها، استفاده از ابزار نظریه محدودیت یا TOC است. با این ابزار شما میتوانید مهمترین گلوگاه های موجود در فرآیندها و سیستمهای شرکت خود را شناسایی کنید و نسبتبه کاهش یا حذف آنها اقدام و درنهایت عملکرد و بهرهوری سازمان خود را بهبود بخشید. ابزار TOC یا تئوری محدودیت را اولین بار دکتر «الی گلدرت» معرفی نمود. براساس نظریه او عملکرد هر سازمانی ، وابستگی مستقیم به محدودیتهای موجود در آن سازمان دارد. این محدودیت میتواند مانع رسیدن به سقف توانمندی سازمان شود و از تحقق کامل اهداف سازمان جلوگیری کند.
حلقه ضعیف زنجیر سازمان شما میتواند هر جایی باشد. میتواند بهکارکنان، تامین کنندگان، اطلاعات در جریان، تجهیزات و ابزارهای مورد استفاده و حتی سیاست های درونی و بیرونی سازمان شما مربوط باشد. ابزار TOC میگوید که در هر سیستمی حداقل یک عامل تاثیرگذار بر عملکرد وجود دارد که همین عامل ضعیف ترین حلقه است. هر سیستمی در هر لحظه میتواند یک محدودیت جدی داشته باشد و موارد دیگر غالبا نقاط ضعفی هستند که هنوز بهاندازه آن محدودیت جدی نشدهاند. با ابزار TOC شما می وانید محدودیتهای سازمان خود را شناسایی کنید و برای غلبه بر این محدودیت روشهای انجام کار را تغییر دهید.
برای استفاده از ابزار TOC کافی است گامهای زیر را بردارید:
گام اول برای استفاده از ابزار TOC
: محدویت را شناسایی کنید. این کار را با بررسی دقیق فرآیندها آغاز کنید. محدودیت هر چیزی است که مانع رسیدن سیستم به اهداف خود میشود و میتواند محدودیت منابع و تجهیزات باشد، محدودیت سیاستی و نداشتن معیار و روش درست باشد و یا محدودیت دائمی که ناشی از ناتوانی علمی یا مدیریتی نیروها باشد.
توجه داشته باشید که براساس تئوری محدودیت یک سیستم در یک زمان مشخص فقط میتواند یک محدودیت داشته باشد برای همین در مورد ضعیف ترین حلقه باید درست تصمیمگیری شود و تمام تمرکز روی آن قرار گیرد.
گام دوم برای استفاده از ابزار TOC:
مدیریت محدودیت شناسایی شده است. باید ببینید برای رفع کامل آن محدودیت باید چه اقدامی انجام دهید. گلدرت این مرحله را بهره برداری از محدودیت نامیده است. راهحل هایی که ارائه میشود ممکن است بسته به ماموریت شرکت، توانمندی اعضای گروههای کاری، اهداف سازمان و نیز خود محدودیتهای متفاوت باشد. برای یافتن بهترین راهحل باید از ابزارهای مختلف حل مساله استفاده کرد.
گام سوم برای استفاده از ابزار TOC:
سنجش و ارزیابی عملکرد سازمان بعد از رفع محدودیت است. اگر محدودیت هنوز تاثیر منفی داشت دوباره به گام دوم برگردید و اگر با توجه به رفع کامل محدودیت هنوز گلوگاه وجود دارد، پس ناچارید به گام اول برگردید و دوباره از نو شروع کنید. این یعنی تئوری محدودیت یک ابزار چرخشی و مستمر و دائمی است. TOC درواقع چیزی بیشتر از یک ابزار است و روشی است که با آن مدیران میتوانند الگوی تفکر خود در مورد مشکلات، راهحل ها، اهداف ،سیاست ها و روش ها و اقدامات خود را تغییر دهند. موفقیت قطعی ابزار TOC در سازمانهای مختلف اثبات شده است.