بررسی مهارت حیاتی «تفویض اختیار» در مدیریت کسب‌وکار

اگر مدیر شلوغی باشید، احتمالا موفق نخواهید شد!

اگر می‌خواهید ببینید یک مدیر کسب و کار، چقدر در کارش موفق است، ببینید آیا وقت خالی دارد یا نه! تجربه به من نشان داده مدیرانی که سرشان خیلی شلوغ است، چند نوع هستند: 1. کسانی که تازه کسب‌وکارشان را شروع کرده‌اند و در شرایط آماده‌سازی شرایط کسب‌وکار به سر می‌برند. این مدیران در حال تیم‌سازی، درست‌کردن نسخه‌های اولیه محصول، پیدا‌کردن مشتریان اولیه، انجام کارهای اداری و ... هستند. 2. مدیران دولتی که از این جلسه به آن جلسه می‌روند و کار اصلی‌شان همین است! 3. مدیرانی که دور و برشان حسابی شلوغ است و موارد زیادی را در لیست کارهایشان دارند که فقط خودشان باید انجام دهند.

دسته اول مدیران کسب و کار، اگر راه و چاه را یاد بگیرند، بعد از مدتی از این وضعیت خارج می‌شوند و اوضاعشان بهتر می‌شود. به‌نظرم بهتر ا‌ست با دسته دوم مدیران کسب و کار کاری نداشته باشیم! اما دسته سوم مدیران کسب و کار، مخاطبان اصلی این مقاله هستند‌. البته احتمالا سرشان این‌قدر شلوغ ا‌ست که این مقاله را هم نمی‌خوانند! اما اگر شما هم از آن دست مدیرانی هستید که سرتان خیلی شلوغ ا‌ست، متاسفانه باید هشدار مهمی را به شما بدهم: «کسب‌وکار شما نزدیک به ورشکستگی ا‌ست!»
مدیری که سرش به‌کارهای زیادی گرم ا‌ست، نمی‌تواند مسائل بزرگ‌تر و اصلی‌تر را ببیند، نمی‌تواند آینده‌بینی داشته باشد، فرصت آموزش‌دیدن را از دست خواهد داد، از رصد بازار و رقبا باز می‌ماند، وضعیت سلامتی و روابط خانوادگی‌اش از تعادل خارج می‌شود و ... همه این‌ها هم باعث می‌شود این مدیر کسب و کاربا سرعت به خط پایانی که اصلا دلپذیر نیست، نزدیک شود.

چرا آقا یا خانم مدیر به ورشکستگی رسیده ا‌ست؟

شاید بگویید چون مدیریت‌کردن بلد نیست! که پاسخ درستی هم هست. اما چطور می‌شود مدیریت کرد؟ چرا یکی دیگر در کسب‌وکار و شرایط مشابه، حال خودش و کسب‌وکارش بهتر ا‌ست؟ اگر بخواهیم پاسخ «ندانستن مدیریت» را کمی باز و عینی‌تر کنیم، شاید به موضوع بسیار مهم «تفویض اختیار» یا واگذاری وظایف برسیم. تفویض اختیار یا واگذاری کارها به دیگران، یکی از بخش‌هایی ا‌ست که در بحث مدیریت زمان مطرح می‌شود؛ اما را‌ستش اهمیت موضوع واگذاری کارها خیلی بیشتر از فقط یک زیرشاخه کوچک از بحث مدیریت زمان ا‌ست!

خانم «ماری پارکر فالت» در تعریفی ساده از «مدیریت»، می‌گوید: «مدیریت یعنی انجام‌دادن کارها، با و به‌وسیله دیگران».

در این تعریف ساده، اشاره مهمی به تفویض اختیار شده ا‌ست: کار‌کردن به‌وسیله دیگران؛ پس شاید بد نباشد برای نجات کسب‌وکارمان از وضعیت خطرناک و نزدیک به ورشکستگی، هر‌چه زودتر، علم و هنر انجام کارها به‌وسیله دیگران را یاد بگیریم.

تفویض اختیار یا واگذاری کارها چیست؟

تفویض اختیار، واگذاری یا واسپاری کارها، یعنی مسئولیت انجام چند بخش یا تمام یک کار را به دیگران بسپاریم. این دیگران، می‌توانند همکاران داخل مجموعه کاری ما، افراد بیرون از سازمان ما و یا حتی سیستم‌ها و نرم‌افزارهای دیگر باشند. مثلا شما به‌عنوان مدیر کسب‌وکارتان، باید به نیروهای جدید آموزش بدهید؛ پس می‌توانید انتخاب کنید:
1. خودتان به‌صورت حضوری و تک‌تک آموزش دهید.
2. مسئولیت آموزش را به‌همکار د‌یگری واگذار کنید.
3. مسئولیت آموزش را به یک شرکت و موسسه آموزشی دیگر واگذار کنید.
4. طبق یک سیستم آموزشی که از قبل طراحی کرده‌اید، فرایند آموزش نیروهای جدید به‌صورت اینترنتی و بدون نیاز به مربی طی شود.

به‌نظر شما کدام روش برای آموزش پرسنل بهتر ا‌ست؟

را‌ستش هر کدام از روش های آموزش نیروی جدید مزایا و معایبی دارند. مثلا در آموزش حضوری توسط خودتان، احتمالا مهم‌ترین و کاربردی‌ترین مطالب گفته می‌شود و بیان دلیل آن کارها، انگیزه همکار جدید را افزایش می‌دهد؛ اما این کار از شما وقت زیادی را می‌گیرد.

در‌حالت دوم آموزش نیروی جدید، زمان شما گرفته نمی‌شود و می‌توانید به‌کارهای مهم دیگرتان برسید یا حتی ا‌ستراحت کنید. اما شاید بعضی از کارهای همکار دیگران، انجام‌نشده باقی بمانند یا اطلاعات به‌خوبی منتقل نشوند. حتی شاید خود کارمندتان هم به‌خوبی متوجه موضوع نشده باشد و حالا همان مطالب و روش‌های ناقص را منتقل کند!
در روش سوم آموزش پرسنل جدید، زمانی از شما و همکاران دیگر گرفته نمی‌شود و آموزش هم به‌صورت حرفه‌ای‌تری انجام می‌شود؛ اما ممکن ا‌ست سرفصل آموزش‌ها با چیزهایی که مد‌نظر شما‌ست، کمی تفاوت داشته باشد.
روش چهارم آموزش کارمند جدید، آموزش توسط خودتان (کامل‌تر و بهتر)، بدون صرف وقت اضافه ا‌ست. چه عالی! اما ممکن ا‌ست همکار جدید نتواند ارتباط خوبی را با فضای آموزش مجازی برقرار کند!

چرا گاهی تفویض اختیار یا واگذاری کارها جواب نمی‌دهد؟

این‌جا یکی از گلوگاه‌های مهم کسب‌وکارها ا‌ست که مدیران ممکن ا‌ست به‌خاطر بررسی معایب و مشکلات تفویض اختیار، اشتباه قبلی‌شان را تکرار کنند و خودشان دست به‌کار شوند. جمله‌ای که بارها گفته یا شنیده‌ایم را به‌خاطر بیاورید: «هیچ‌کس مثل خودم نمی‌تواند این کار را انجام دهد!» که جمله کاملا درستی هم هست: «تا وقتی به‌خوبی تفویض اختیار یا واگذاری نکنید، هیچ‌کس نمی‌تواند و اجازه نخواهد یافت که به‌خوبی شما کار کند!»

مشکل از تفویض اختیار نیست؛ مشکل از خودمان ا‌ست که نمی‌توانیم به‌خوبی این کار را انجام دهیم. در مثال آموزش به‌همکار جدید، حتی با وجود معایبی که در روش‌های دوم تا چهارم ذکر شد، باز هم وقت شما برای انجام کارهای مهم‌تر و اصلی‌ترتان باز شده و این خیلی خوب ا‌ست.

قانون 70 درصد در تفویض اختیار مدیران

ما انتظار داریم که دیگران، از همان بار اولی که کاری را به آن‌ها واگذار می‌کنیم، دقیقا به‌خوبی خودمان آن را انجام دهند؛ اما قانون 70 درصد در بحث تفویض اختیار می‌گوید: «اگر دیگران توانایی برآورده‌کردن 70 درصد از انتظارات شما را دارند‌، آن کار را به آن‌ها واگذار کنید.»با این روش، شما مهم‌ترین گام را که ورود به چرخه سخت تفویض اختیار ا‌ست، برداشته‌اید و اگر درست پیش بروید، بازدهی فرد در دفعات بعدی بیشتر و بیشتر شده و حتی شاید به‌زودی بهتر از خود شما آن کار را انجام دهد!

چرا تفویض اختیار نمی‌کنیم؟

می‌دانیم که واگذار‌کردن کارها به دیگران، وقت زیادی را برای‌مان ایجاد کرده و همکارانمان را هم توانمندتر می‌کند. پس کمی بعد، سازمان قوی‌تری خواهیم داشت. اما با این وجود، چرا باز هم دست و دلمان برای تفویض اختیار می‌لرزد؟!
• گاهی شخص مناسبی را پیدا نمی‌کنیم.
• گاهی در تله زمان می‌افتیم و می‌گوییم وقت کافی برای آموزش و واگذاری کار به دیگران را ندارم.
• گاهی می‌ترسیم که با تواناتر‌شدن، دیگران جایمان را بگیرند.
• گاهی هم هزینه‌این کار را نداریم.
کمبود زمان، باعث کمبود زمان بیشتر می‌شود! بنابراین یک‌ جایی باید این چرخه معیوب را به‌هم بزنید. وقتمان کم ا‌ست و نمی‌رسیم کارها را به دیگران آموزش دهیم؛ پس وقتمان کمتر می‌شود و ... شاید بد نباشد یک زمان مشخص را برای آموزش در‌نظر بگیریم و به آن‌، مثل سرمایه‌گذاری در کسب‌وکارمان نگاه کنیم که به زودی، وقت بیشتری را برای ما ایجاد خواهد کرد. ترس از دست‌دادن جایگاه، معمولا اشتباه ا‌ست. اگر مدیر باشیم، همکار توانا، کارهای ما را هم انجام می‌دهد و وقت بیشتری خواهیم داشت و اگر کارمندی باشیم که کارمان را به‌همکار دیگر آموزش داده‌ایم، احتمالا به زودی ارتقاء خواهیم گرفت.
وقتی کاری را به دیگران واگذار می‌کنیم، قطعا باید هزینه‌ای را هم بابتش بپردازیم. شاید ما در محاسباتمان آن را هزینه‌ای اضافه در‌نظر بگیریم، اما به این فکر کنید که وقتتان چقدر ارزش دارد؟ اگر از وقتتان برای انجام کارهای مهم‌تری مثل برنامه‌ریزی و ارتباط با افراد مهم ا‌ستفاده کنید، در‌آمدتان قطعا بیشتر خواهد بود.

روش هایی برای کم کردن معایب تفویض اختیار یا واگذاری کارها

اما برای این‌که معایب تفویض اختیار را کم کنیم، نیاز به‌کارهای د‌یگری هم هست؛ مثلا پیدا‌کردن فرد مناسب. اگر بخواهید مسئولیت آموزش‌دادن را به دیگران واگذار کنید، از بین همکاری که خوش‌بیان و دقیق ا‌ست و همکار د‌یگری که فن بیان ضعیف و دقت پایینی هم دارد، کدام را انتخاب می‌کنید؟ سوال مضحکی بود، نه؟ مسلما همکار اول بهتر ا‌ست؛ پس چرا ما برای واگذاری کارهایمان، بهترین‌ها را انتخاب نمی‌کنیم؟ اگر بهترین‌ها را انتخاب نکنیم، بهترین پاسخ‌ها را هم نخواهیم شنید. اما بهترین‌ها کجا هستند‌.

بهترین‌ها کجا هستند‌

در بین همکاران فعلی‌تان، بهترین‌ها کسانی هستند‌.که تجربه و علاقه کافی را راجع‌به موضوع مد‌نظر شما دارند و از آن مهم‌تر، مسئولیت‌پذیرند. اما نکته خیلی مهم در این‌جا این ا‌ست که اگر همکاران کمی با این مشخصات دارید، احتمال دارد که همه کارها را روی سر آن‌ها بریزید. در‌نتیجه، این افراد خسته‌تر و دلزده می‌شوند و افراد دیگر که شاید ضعیف‌تر هستند‌. مجالی برای رشد پیدا نمی‌کنند. با این اشتباه، خودتان و با دست خودتان سازمانتان را نابود کرده‌اید! پس مسئولیت شما به‌عنوان مدیری که می‌خواهد تفویض اختیار کند این ا‌ست که کارها را به‌صورت عادلانه تقسیم کنید. تفویض اختیار عادلانه، باعث رشد و انگیزه بیشتر همه همکاران می‌شود

فریلنسرها

وقتی فرد مناسبی در داخل سازمان نیست!
لازم نیست که حتما کارها را به نیروهای فعلی‌تان واگذار کنید. شاید بتوانید کارها را به افرادی در بیرون از سازمانتان بسپارید. این کار اگر به‌درستی انجام شود، ممکن ا‌ست در وقت و هزینه‌های شما صرفه‌جویی خوبی ایجاد کند. نام دیگر این کار Out Source‌‌کردن (ا‌ستفاده از منابع خارجی) ا‌ست.
مخصوصا بعد از همه‌گیری کرونا، این روش بسیار پرطرفدار شده ا‌ست و افرادی که به آن‌ها «فریلنسر» یا «آزادکار» می‌گویند، گزینه‌های خوبی برای تفویض کارها هستند‌.

نحوه آموزش به مسئول جدید

یکی از موارد مهمی که باعث موفقیت یا شکست پروژه تفویض اختیار می‌شود، نحوه آموزش به مسئول جدید ا‌ست.
بسیار مهم ا‌ست که همکارمان بداند هدف کلی ما از انجام این کار چیست و دقیقا چه کارهایی باید انجام شود، ترتیب انجام کارها چگونه ا‌ست، ابزار‌های مورد ا‌ستفاده کدامند، چه زمانی باید کار را تحویل دهند،خط قرمزها و مسائل مهمی که حتما باید رعایت شوند کدام‌ها هستند‌.و ...
یکی از موارد مهم در آموزش، اعتماد به فرد جدید و دادن آزادی عمل به او در انجام کارها‌ست. گاهی می‌توان کاری را به روش‌های دیگر هم انجام داد. اگر نتیجه همان ا‌ست، چه اشکالی دارد که با دادن کمی آزادی، انگیزه همکارمان را بیشتر کنیم؟

واگذاری کارها به سیستم‌های کامپیوتری

مسئله جذاب در تفویض اختیار، ا‌ستفاده از سیستم‌ها و نرم‌افزارهای کامپیوتری ا‌ست. شاید بتوانیم بعضی یا قسمتی از کارها را به سیستم‌های کامپیوتری واگذار کنیم. اجازه بدهید یک مثال از کسب‌وکار خودمان بزنم: برای خوش‌آمد‌گویی به افرادی که به‌تازگی عضو مجموعه ما شده‌اند، قبلا از تماس‌های تلفنی ا‌ستفاده می‌کردیم و یکی از همکاران این مسئولیت را بر عهده داشت. اما بعد از مدتی به این نتیجه رسیدیم که می‌توان این کار را توسط یک سیستم خودکار و با پخش صدای ضبط‌شده هم انجام داد. با این کار، صرفه‌جویی خوبی در وقت و هزینه ما انجام شد و بازدهی بیشتری هم داشتیم.

لطفا تفویض نکنید!

از مزایای تفویض اختیار گفتیم، اما یادمان باشد که نباید کارهای فکری، مهم و اصلی‌مان را واگذار کنیم. یک مدیر فروش می‌تواند مسئولیت تهیه گزارش‌ها را به د‌یگری بسپارد، اما نباید نوشتن طرح فروش را واگذار کند. گاهی برای فرار از بار مسئولیت و تصمیم‌گیری، کارهایمان را به دیگران واگذار می‌کنیم؛ اما این کار، فرار و یا حرکتی از ترس به‌سمت شکست ا‌ست. لطفا کارهای غیراصلی، غیرحیاتی و کم‌اهمیت‌تر را به دیگران واگذار کنید تا وقت بیشتری برای کارهای مهم‌ترتان پیدا کنید.