مدیریت زمان در سال جدید

نکاتی خواندنی از کتاب «کِی»

زمان‌بندی و استفاده‌ی حداکثری از زندگی یک علم است. با شناخت تیپ زمانی خودتان، استراحت کردن و چرت زدن به میزان لازم، افزایش قدرت نقطه‌ی میانی در پروژه‌‌ها و نوشتن نامه برای خود آینده‌تان می‌توانید از زمان به نفع خودتان استفاده کنید.

در کتاب «کِی» بیش از 700 تحقیق علمی مورد بررسی قرار گرفته تا به بررسی پرسش‌هایی از این دست پرداخته شود: چرا همیشه شروع‌ها این‌قدر اهمیت دارند؟ چرا رسیدن به نقطه‌ی میانی در کار یا زندگی می‌تواند گاهی موجب نا‌امیدی شود؟ چطور زمان خود را با سایر افراد هماهنگ کنیم؟ چرا فکر کردن به گذشته باعث می‌شود به طوری خاص رفتار کنیم، ولی فکر کردن به آینده ما را به مسیر دیگری می‌برد؟

الگوی پنهان زندگی روزمره

مانند همه موجودات جهان، بدن ما انسان‌ها یک ساعت زیستی و الگوی ثابت دارد که در آن‌ها انرژی ما جریان پیدا می‌کند. این زمان‌سنج‌های داخلی وظیفه‌ی هماهنگ‌کردن عملکرد ما را برعهده دارند و اگر این الگوها را بشناسیم بهتر می‌توانیم کارها را شروع کنیم، ادامه دهیم و به پایان برسانیم.

یکی از مهم‌ترین تحقیقاتی که در کتاب کِی مورد اشاره قرار گرفته این بود که چند سال قبل دو محقق با بررسی دو میلیون توئیت در یک دوره‌ی دو ساله و وارد کردن آن‌ها در یک برنامه‌ی تحلیلگر متنی که کلمات را بر اساس احساسی که منتقل می‌کنند ارزیابی می‌کند، به نتایج جالبی رسیدند.

این کشف جالب الگوی ثابتی بود که در ساعت‌های بیداری افراد وجود داشت. به این صورت که احساسات مثبت (کلماتی که فعال‌بودن، توجه و امیدوار بودن کاربر را نشان می‌داد) معمولا در صبح‌ها افزایش داشت، در بعد از ظهر کاهش پیدا می‌کرد و در اوایل شب دوباره اوج می‌گرفت. نکته‌ی قابل‌توجه این بود که این الگو هیچ ارتباطی با اعتقادات دینی، محل زندگی، نژاد، رنگ و جنسیت افراد نداشت. در قاره‌های مختلف و مناطق زمانی گوناگون هم یک حرکت نوسانی روزانه و کاملا قابل‌پیش‌بینی وجود داشت (یک اوج‌گیری، یک فرود و یک اوج‌گیری مجدد). این یافته‌ها نشان‌دهنده‌ی این بود که در پشت ظاهر زندگی روزمره یک الگوی پنهان وجود دارد.

تیپ زمانی خود را بشناسید

شواهد محکمی نشان می‌دهد که احساسات ما از یک الگوی روزانه پیروی می‌کند؛ اما به این معنی نیست که الگوی همه یکسان است. اگرچه انرژی همه‌ی افراد بعدازظهرها کاهش می‌یابد، اما شاید شخصی از خانواده یا دوستان الگویی کاملا متفاوت داشته باشد.

مطالعات نشان داده که به‌طور میانگین، یک نفر از هر چهار نفر ساعت درونی متفاوتی با بقیه دارد که آن را «تیپ زمانی» می‌نامیم. علاوه بر تیپ ‌زمانی رایج برای اکثر افراد که اوج صبحگاهی، افول عصرگاهی و احیای شامگاهی دارد، دو تیپ دیگر هم وجود دارند: «جغدهای شب»‌ و «چکاوک‌های بامداد».

تحقیقات نشان داده که 20 تا 25 درصد افراد جغد هستند که مانند مخترع معروف، «توماس ادیسون» و نویسنده‌ی سرشناس، «گوستاو فلوبر»، اوج احساساتشان حدود ساعت 9 شب است و دوست دارند در این ساعت کارشان را آغاز کنند و احساسات مثبتشان هم صبحگاه احیا می‌شود. به‌علاوه تحقیقات درباره‌ی الگوهای خواب و تیپ‌های شخصیتی نشان می‌دهد که جغدها خلاق‌تر، کمی عصبی‌تر، دمدمی‌مزاج‌تر و افسرده‌تر از تیپ معمولی هستند.

اما چکاوک‌ها زود می‌خوابند و زود بیدار می‌شوند و اوج، افول و احیای احساسات را چند ساعت قبل‌تر از تیپ معمولی تجربه می‌کنند. همچنین کمی باثبات‌تر، شادتر، دل‌پذیرتر و درون‌گراتر از دیگران هستند.

برای استفاده‌ی بهینه از روز و برنامه‌ریزی کارآمد آن، باید تیپ زمانی خودتان را مشخص کنید و بفهمید کدام کارها را در کدام بخش روز بهتر انجام می‌دهید؛ مثلا اگر جزو آن 60 تا 80 درصد افرادی هستید که نه جغد هستند و نه چکاوک (که آن‌ها را پرنده‌ی سوم می‌نامیم)، اوج صبحگاهی بهترین زمان برای انجام کارهای تحلیلی شما‌ست؛ زیرا به یک ذهن منطقی، متمرکز و منظم نیاز دارید. همچنین می‌توانید کارهای انتزاعی‌تر و تفکر خلاق را به زمان احیای احساسات در اواخر عصر و اوایل شب موکول کنید.

اما اگر جغد هستید، دقیقا برعکس پیشنهاد قبل را انجام دهید. ازآنجاکه احساسات جغدها شب‌‌ها به اوج می‌رسد، شب بهترین زمان برای تفکر تحلیلی است و باید کارهای خلاقانه را صبح‌ها انجام داد.

اما در هر گروهی که هستید، سعی کنید کارهای غیر‌فکری و شلوغ را برای ساعات افول عصرگاهی بگذارید و اگر می‌خواهید از کسی جواب مثبت بگیرید، همیشه صبح‌ها با او صحبت کنید.

زمان‌های استراحت چگونه باشد

در طول ده سال گذشته، ما روش‌های اشتباهی برای استراحت داشته‌ایم. خیلی از مدارس زنگ استراحت را کاهش داده یا کلا حذف کرده‌اند؛ زیرا به ‌اشتباه فکر می‌کردند که این کار باعث بهبود نمرات دانش‌آموزان می‌شود، اما همان‌طور که پیش‌تر دیدیم، زنگ‌های تفریح به‌موقع بی‌نهایت مفید است. این استراحت‌های کوتاه توانایی شناختی‌ را افزایش می‌دهد، حال فرد را بهتر می‌کند و باعث سرزندگی ذهن و جسم می‌شود.

مثلا شرکت «دسک‌تایم» که نرم‌‌افزارهای زمان‌سنجی خودکار ارائه می‌کند، نتایج کاربرانش را بررسی کرده و به این جمع‌بندی رسید که «به‌طور میانگین بهترین مدت استراحت برای رسیدن به حداکثر بهره‌وری 17 دقیقه استراحت بعد از 52 دقیقه کار است.»

اما ثابت شده همان استراحت 5 دقیقه‌ای بعد از 1 ساعت کار هم خستگی را کاهش و انگیزه، خلاقیت و حال عمومی فرد را ارتقا می‌دهد. تعاملات اجتماعی، حتی یک گفت‌وگوی کوتاه یا نخواندن ایمیل‌ها، ‌پیام‌ها و سایر مطالب کاری هنگام استراحت، اضطراب را به‌شدت کاهش می‌دهد. در مجموع این یافته‌ها نشان می‌دهد که بهترین نوع استراحت این است که تلفنتان را کنار بگذارید، با دوستتان بیرون بروید و کمی در پارک قدم بزنید.

یکی دیگر از بهترین کارها برای تقویت سرزندگی، چُرت مرسوم و قدیمی است. شاید فکر کنید این روش اصلا برایتان مناسب نیست، چون بعد از بیدار شدن گیج و مبهوت هستید. شاید دلیلش این باشد که زمان چرتتان خیلی زیاد است. چرت بیشتر از 20 دقیقه شما را به حالت «سکون خواب» فرو می‌برد که دلیل گیجی بعد از چرت است.

بهترین چرت بین 10 تا 20 دقیقه است و توان سه ساعت کار متمرکز و ظرفیت بالاتری را برای حفظ اطلاعات به فرد می‌دهد. چه باور کنید و چه نکنید، مطالعات نشان داده نوشیدن یک فنجان قهوه قبل از چرت شما را خیلی سرحال‌تر می‌کند. از آنجا که 20 دقیقه طول می‌کشد تا کافئین به جریان خون وارد شود و اثر جادویی‌اش را بگذارد، بهتر است زمان نوشیدن آن را با زمان چرتتان هماهنگ کنید. معنی اصطلاح «نَپوچینو» یا «چرت قهوه» این است که قهوه‌تان را بنوشید و زنگ ساعتتان را روی 20 دقیقه تنظیم کنید (7 دقیقه‌ای که به‌طور میانگین برای خواب رفتن نیاز دارید هم جزو آن است). بعد سرحال و آماده بیدار می‌شوید و کارتان را از سر می‌گیرید.

سیدمحمد حسینی / مدرس و تسهیلگر کتابخوانی